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Google Appsでスプレッドシートに情報が自動保存される交通費申請フォームを作成しました。

| カテゴリー : お仕事のこと

複数人で活動するようになって管理が大変になるのが交通費などの経費関係。

なるべくシンプルで使いやすい交通費管理の仕組みを導入したくて、Googleフォームで作ってみました。

今回実現したかった内容はこんな感じ。

  • 移動手段、発着場所、金額などをフォーム形式で簡単に入力できるようにしたい。
  • 入力した内容はデータとしてGoogleスプレッドシートにまとめていきたい。
  • 乗り継ぎなどは備考欄に記載。なるべくシンプルな入力ルールにしたい。

というわけで、Google Appsを利用した交通費申請フォームのつくり方をご紹介したいと思います。

Googleフォームで申請フォームを作成

Google AppsはGoogleアカウントを取得すると利用できるビジネスアプリケーションの総称です。

今回はGoogle Appsにある、アンケートや登録フォームを作成できるGoogleフォームを利用します。

Googleフォームで新規フォームを作成しようとすると次のような画面が現れます。最近、新たなレイアウトデザインに変わってスッキリしました。

google-form-sample1

まずは作成するフォームのタイトルや説明文を入れておきましょう。

続いて入力の項目名、入力形式などを設定してフォームを作っていきます。

google-form-sample2

シンプルなインターフェースで簡単にフォームが作れます。出来上がったらプレビューでどんな入力画面になるのか確認してみましょう。

アイドットデザインで利用している交通費申請フォームは次のような形で作成しました。

google-form-sample3

ビジネス用のGoogle Appsを利用しているなら、誰がフォームを利用したのか、メンバー名を自動的に反映させることも可能です。

フォーム作成画面右上の設定アイコンから便利な設定ができます。

これで入力画面は完成です。

スプレッドシートと連携してデータを自動保存する。後から加工もらくらく!

次は入力された情報がスプレッドシートに記録されていくようにします。

フォーム作成画面のトップにある回答タブをクリックしましょう。

すると編集エリアが切り替わるのでメニューアイコンをクリックします。

google-form-sample4

すると選択オプションが開くので「回答先を選択」をクリック。

google-form-sample5

すると次のようなポップアップが開くのでデータの自動保存先となるスプレッドシートを設定してあげます。

すでに作成してあるスプレッドシートを選択することも出来るのでお好みで設定しましょう。

google-form-sample6

これで先程のフォームから入力された値がそれぞれスプレッドシートに蓄積されるようになりました。

情報をスプレッドシートにまとめておけば、あとで値の合計をとったり数値を加工するのが楽になります。

Google Appsはウェブ上で操作ができるアプリケーションなので、ネット接続されていればスマホでも手軽に出先から交通費申請を行うことができます。

以上、Google Appsで作った交通費申請フォームをご紹介しました!

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